Dall’automazione alla personalizzazione: strategie, strumenti e sfide dell’AI per event planner e professionisti degli eventi, dal punto di vista di alcune realtà internazionali del settore.
Il settore dell’organizzazione di eventi, in particolare quello corporate, sta vivendo una trasformazione radicale guidata dall’Intelligenza Artificiale (IA o AI, se ci basiamo sull’originale inglese Artificial Intelligence).
Dobbiamo essere sinceri con noi stessi, lasciare da parte la paura del nuovo (noi italiani siamo maestri nel misoneismo, con quel tradizionale “abbiamo sempre fatto così”) e renderci conto che questo cambiamento è qui per restare. Qualche conoscente e collega ritiene che si tratti di una bolla, ma ho letto queste affermazioni anche su quotidiani nazionali; secondo me si sbagliano, ma potrei essere tranquillamente smentito.
L’AI generativa non è più un concetto futuristico, ma un partner operativo che ridefinisce l’efficienza, la creatività e persino la natura delle interazioni umane. Scritto così, potrebbe sembrare qualcosa di impalpabile, una serie di parole buttate lì per impressionare. Eppure si tratta di cambiamenti decisamente concreti. L’impatto va dalla pianificazione strategica all’analisi post-evento. Il tutto con opportunità notevoli ma anche nuove complessità operative e persino etiche (in questo senso è interessante leggere il Regolamento UE 2024/1689, conosciuto anche come AI Act).
Non ho una conoscenza tecnica approfondita di come funzioni effettivamente la AI: non sono un ingegnere né uno sviluppatore. Di recente ho frequentato qualche corso per avere, come utente, un approccio consapevole. Ma posso dire due cose: innanzitutto, l’argomento è troppo ampio per poter essere affrontato in modo esaustivo ed efficace senza una conoscenza pregressa. In secondo luogo, ciò che si impara oggi, potrebbe essere diverso domani (letteralmente). Che, tutto sommato, è ciò che abbiamo visto accadere in rete negli ultimi, diciamo, vent’anni. Ma ora è tutto estremamente più veloce e quasi inafferrabile.
Questo per dire: a inizio 2024 ho fatto una ricerca on line sui presentatori basati sull’intelligenza artificiale. Solo per mia curiosità personale e professionale, nient’altro. Il risultato è stato però sufficientemente interessante da farmi decidere di razionalizzare il tutto e pubblicarlo su questo mio sito, intitolandolo AI Emcees: presentatrici e presentatori virtuali con l’Intelligenza Artificiale. La versione inglese del post, The Rise of AI Emcees: A Glimpse into the Future of Event Hosting, ha attratto l’interesse di alcuni ricercatori ed è stato incluso nelle fonti dell’articolo The Future of Talk Shows: AI-Driven Virtual Hosts and Their Impact on Media Communication: A Systematic Literature Review, pubblicato dalla rivista accademica Journal of Advances in Humanities Research.
Ma mi rendo conto che la mia ricerca era limitata ai cambiamenti della mia figura professionale, mentre l’ideale sarebbe calarla in un contesto più ampio, con maggiore complessità. Quindi, sempre basandomi sulle pubblicazioni in rete, ho cercato di capire come i leader del settore degli eventi stano affrontando i cambiamenti portati dall’intelligenza artificiale. Per i motivi descritti poco sopra, ho cercato di concentrarmi sui contenuti messi on line nel 2025. Ma ho trovato anche qualche riflessione interessante, che credo non sorpassata, anche tra quelle pubblicate in precedenza.
Sottolineo che questo articolo si basa su una lettura e analisi di fonti che ritengo autorevoli, ma la selezione è comunque filtrata dal mio gusto personale. Quindi va considerato qualche potenziale bias. Non solo: mi sembra che le realtà italiane delle quali avrei voluto leggere il parere (e che avrei volentieri incluso in questa piccola ricerca) stiano temporeggiando nel pubblicare riflessioni sull’argomento. Ma, in questo caso, potrebbe trattarsi di una mia disattenzione. Di conseguenza le fonti a cui faccio riferimento sono tutti in lingua inglese. Le fonti includono pubblicazioni di PCMA, Convene, BizBash, Special Events e altre realtà che seguo in questo settore. Purtroppo, essendo la mia conoscenza di altre lingue straniere piuttosto limitata, ho escluso le fonti scritte in lingue diverse dall’inglese. Benché sia certo che in rete esistano altre ottime riflessioni che potrebbero integrare quanto ho trovato fino a oggi.
L’analisi dei contenuti pubblicati nel 2025 da alcune realtà del mercato globale degli eventi evidenzia quattro temi centrali su come l’AI viene percepita e integrata:
La filosofia della collaborazione (umano vs. IA)
Secondo Joe Gilliver, fondatore di The Chameleon Agency, nonostante l’accelerazione tecnologica, l’industria degli eventi mantiene un focus centrale sul tocco umano. Gli fa eco David Burkus (Leadership & Teamwork Expert), che ritiene che l’IA alleggerisca i professionisti del fardello di alcuni lavori, permettendo loro di focalizzarsi sui rapporti umani.
Il “Modello Hamburger” e il ruolo dell’uomo
Gilliver vede l’IA come uno strumento per potenziare il tocco umano, non per sostituirlo. Il “Modello Hamburger” suggerito su eventindustrynews.com vuole essere metafora di questa armonia: il mezzo panino superiore rappresenta gli umani che forniscono l’impulso creativo e la sensibilità culturale, il ripieno è l’IA che elabora i dati e genera contenuti, e il mezzo panino inferiore è nuovamente l’uomo che affina il risultato, aggiungendo autenticità e profondità emotiva. Quindi l’idea creativa è ancora umana, ma secondo Loren Edelstein di TSNN lo sono anche strategia e il giudizio.
- Strumento, minaccia o compagno di squadra?
Durante il CEMA Summit di luglio 2025, Burkus ha spiegato che i lavoratori tendono a vedere l’IA in tre modi diversi: una minaccia perché sono preoccupati che possa far perdere loro il lavoro, uno strumento da usare per ricerche e email, o un compagno di squadra con cui collaborare per raggiungere risultati che da soli sarebbe più difficile ottenere. Burkus vede l’IA come un’opportunità per recuperare tempo prezioso, permettendo ai team di concentrarsi sulle attività che favoriscono la connessione umana.
L’ottimizzazione organizzativa e il ROI (il punto di vista del planner)
In molti settori, l’IA sta automatizzando le attività amministrative e fornendo insight strategici in tempo reale.
Efficienza e pianificazione logistica
Sempre secondo Joe Gilliver, nell’articolo che ho citato poco sopra, l’IA viene implementata per automatizzare compiti che richiedono tempo. In modo specifico, nell’ambito degli eventi gli esempi sono la generazione di Risk Assessments e Method Statements (RAMS) basati su template esistenti. Loren Edelstein, presidente e CEO di Media Craft Consulting, aggiunge che, chi lavora in questo settore, usa la AI per il brainstorming di idee fresche, la stesura di biografie per i guest speaker (ma, lo dico da presentatore, è bene ricontrollare sempre ciò che dice la AI: l’errore è sempre in agguato), e la stesura di bozze in meno tempo.
Ci sono anche nuovi strumenti che offrono supporto nella fase di ricerca delle location, identificando destinazioni e location in base a diversi criteri (ne parla Claire Hoffman, giornalista specializzata nel settore eventi, meeting e hospitality, nell’articolo Event Tech Check: An AI-Powered Event Assistant, New Venue Sourcing Tools, and More). Con finalità simili, è doveroso segnalare CventIQ, un tool di Cvent basato sulla AI e pensato in modo specifico per rendere più efficiente e rapido il lavoro di event planners e marketers.
Analisi dei dati e misurazione del valore
Parlando ancora di tool, l’IA è utile per la misurazione dei dati e in modo particolare del ritorno d’investimento (ROI). Piattaforme come Backtrack Hosted registrano, trascrivono e analizzano le conversazioni durante i hosted-buyer meetings (gli eventi di networking in cui acquirenti prequalificati sono invitati a incontrare venditori o espositori). Questo consente ai supplier di concentrarsi sulla costruzione di relazioni, e agli organizzatori di analizzare quanti incontri sono progrediti verso azioni concrete di vendita (se ne parla nell’articolo New AI Tool Helps Event Planners Maximize ROI from Hosted-Buyer Meetings).
Strumenti come Jade AI di MCI USA supportano la gestione strategica degli eventi in tempo reale, consentendo ai planner di porre domande per ottenere insight critici su:
– Performance della registrazione e degli alloggi (room block)
– ROI complessivo dell’evento
– Efficacia delle sessioni attraverso l’analisi del sentiment e dei feedbackMonetizzazione del contenuto e vantaggio competitivo
L’IA sta estendendo il valore del contenuto oltre l’evento fisico. Strumenti come Conference AI e Snapsight trasformano le sessioni dal vivo in asset digitali duraturi (come riepiloghi in tempo reale, trascrizioni e clip video) che alimentano il marketing post-evento e la monetizzazione durante tutto l’anno. Ne scrive ancora Lauren Edelstein in questo articolo: AI Tools That Keep Your Trade Show Content Working Year-Round.
Esperienza e iper-personalizzazione per l’utente
L’applicazione più visibile dell’IA è la sua capacità di rendere l’esperienza del partecipante altamente personalizzata e coinvolgente.
Concierge e Agenti AI (Agentic AI)
L’IA generativa è utilizzata per fornire assistenza always-on. Eventi come il Vineyard Summit di CollegeVine hanno assegnato ai partecipanti un AI concierge personale per gestire la programmazione, le richieste di camere e fornire consigli sulla città (se ne parla in questo articolo).
L’Agentic AI è considerata la prossima grande frontiera. Questi sistemi autonomi e orientati all’obiettivo possono infatti eseguire task complessi senza l’intervento umano. L’agente Jade AI di MCI USA, ad esempio, risponde alle richieste dei partecipanti in 57 lingue in circa 24 secondi (ne parla Trade Show News Network in questo articolo).Networking e matchmaking potenziato
Per massimizzare le connessioni, le piattaforme utilizzano algoritmi intelligenti. Per esempio:
Networking veloce: ExpoPlatform NetWorks utilizza l’IA per abbinare buyer ed espositori per sessioni di speed networking mirate, con un rating medio di efficacia del matchmaking del 4.6 su 5 in eventi UFI (non ho alcuna competenza in merito, ma approfondendo un po’ mi sono reso conto che si tratta di un risultato ben più che ragguardevole).
Esperienze personalizzate: Il Summit Vineyard ha utilizzato la versione Pro di Perplexity (un web browser AI abbastanza conosciuto anche da noi profani in Italia) per fare ricerche approfondite sui partecipanti e creare table topic cards personalizzate per stimolare conversazioni significative al tavolo, anche su argomenti personali come gli hobby (se ne parla in questo articolo che ho già citato più sopra).
Esperienze immersive e contenuto educativo
ABBigail, la AI metahuman realizzata da ABB e 2Heads (tutti i diritti sono dei proprietari) L’IA sta migliorando il modo in cui i partecipanti assorbono l’educazione e interagiscono con i brand grazie a:
– Riepiloghi in tempo reale: il già citato Snapsight fornisce ai partecipanti riepiloghi in tempo reale delle sessioni e report personalizzati direttamente nell’app. Session Snapshots di Cvent offre trascrizioni in tempo reale, frammenti audio e slide captures.
– Metahumans: ABBigail merita qualche parola in più. Innanzitutto ha un profilo ben preciso perché è stata «progettata come un’ingegnere robotica bilingue di 38 anni con otto anni di esperienza ed esperta nel suo campo». In secondo luogo, è stata utilizzata come technical expert e presentatrice digitale (e per quanto mi riguarda questo è interessantissimo) presso lo stand di ABB a Automatica 2025 per spiegare concetti complessi di robotica in modo amichevole e accessibile. Se ne parla su EventMarketer in questo articolo. Per vederla in azione, c’è una demo sul sito di 2Heads, partner di ABB nella sua creazione.
Sentiment, opportunità e sfide (prospettive future)
Riportando i dati delle previsioni di 2026 Global Meetings & Events Forecast, una ricerca di American Express Global Business Travel, Corporate Event News afferma che il settore sta affrontando l’adozione dell’IA con un alto livello di ottimismo, ma deve affrontare lacune di competenza e questioni etiche.
Opportunità di crescita e sviluppo futuro
Uso effettivo: Circa il 91% dei professionisti degli eventi usa l’IA in qualche modo, ma la maggior parte rientra nella “maggioranza intermedia” che utilizza l’IA in modo frammentato e non strategico.
Prospettive: L’ottimismo è ai massimi da cinque anni (85% degli intervistati), ed è bene che prosegua a esserlo, considerato che, sempre secondo Corporate Event News, le capacità must-have nei prossimi 12-18 mesi includeranno l’automazione dei flussi di lavoro, gli insight predittivi e il supporto decisionale informato dall’IA (se ne parla in questo articolo). Il rischio è, semplicemente, rimanere indietro.Sfide e preoccupazioni
Infatti, nonostante l’entusiasmo riportato da American Express Global Business Travel, l’industria è in ritardo rispetto ad altri settori, con un maturity rating di 2.6 su 5, e il 41% dei professionisti degli eventi non vede la necessità immediata di utilizzare l’IA nel proprio lavoro (la fonte è ancora l’articolo sopra citato). In sintesi: in molti usano un po’ la AI, ma la ritengono superflua. Il motivo sembra essere effettivamente una miscela di dubbi e paure.
I principali timori riguardano:
- Sicurezza dei dati e privacy (59%): Preoccupazione per la protezione dei dati sensibili e la conformità alle normative globali come GDPR e CCPA (vedi questo articolo). L’inserimento di contenuti proprietari o dati sensibili in tool AI pubblici può comportare rischi di “IP contamination” e di perdita di visibilità su come i dati vengono utilizzati (ne parla Christie Osborne di Mountainside Media nell’articolo Do You Know Who’s Using AI Behind Your Back?).
- Mancanza di expertise (48%): Esiste un divario di competenze e una necessità di investire nella formazione dei dipendenti (vedi questo articolo di PCMA). Solo il 43% delle organizzazioni sta investendo in formazione o supporto (la fonte è il già citato New AI Framework Helps Planners Avoid Being Left Behind in the Tech Revolution).
- Perdita del tocco umano (30%): Il timore che l’eccessiva dipendenza dall’IA possa rendere gli eventi impersonali, generici e privi di autenticità (fonte). L’IA, identificando schemi dal passato, può portare a una “Age of Average” (“era della media”, credo che l’accezione sia traducibile meglio con “era della mediocrità”) in cui i design e i format diventano intercambiabili (The top event trends for 2025).
Il monito e la strategia di adozione
Tracy Judge, CEO di Soundings, avverte che l’industria «non può permettersi di rimanere ulteriormente indietro». È fondamentale trattare l’IA come una strategia aziendale e non solo come un esperimento.
Per concludere…
In sostanza, cos’ho capito da queste letture? Che, secondo gli esperti del settore, l’IA è qui per automatizzare, analizzare e potenziare, liberando il tempo dei professionisti in modo che possano concentrarsi sulla creatività, sulle relazioni e sulla risoluzione dei problemi complessi, garantendo che gli eventi rimangano, soprattutto, esperienze profondamente umane e autentiche.
Ma anche che dobbiamo lasciare da parte i timori. Se non uno, esplicitato da Karine Koh, Regional Advisory Board member di PCMA APAC: la vera paura non deve essere quella di essere sostituiti dalle macchine, di essere rimpiazzati da qualcuno che ha più tempo di noi perché usa l’AI in modo più efficiente di noi.
