La scelta del presentatore può influire sulla fluidità dell’evento. Ecco come e perché.
«Voi li chiamate eventi, ma in realtà sono pianeti di dimensioni diverse che navigano nello spazio custodendo i loro ecosistemi. Qualcuno è una sorta di Eden, altri hanno atmosfere irrespirabili, sono popolati di mostri […], a volte fanno intuire pericolose rotte di collisione.»
Alfredo Accattino, The Events Master
Pianificare e organizzare un evento può essere un compito arduo, e spesso la scelta del team di lavoro può fare la differenza sul risultato. Il presentatore professionista svolge un ruolo cruciale per raggiungere una delle qualità più importanti di ogni evento: la fluidità.
Quindi, uno dei primi passi per garantire un evento senza intoppi è selezionare il presentatore adatto all’occasione. Tra gli elementi da valutare ci sono l’esperienza, le capacità di comunicazione e di coinvolgimento del pubblico.
Prima dell’evento, il presentatore incontra gli organizzatori per comprendere obiettivi e aspettative. Questo serve a personalizzare l’approccio e a fare in modo che l’evento sia in linea con i risultati desiderati. L’incontro è necessario anche a familiarizzare con il programma dell’evento. L’ideale sarebbe anche poter fare una site inspection in anticipo.
Il giorno dell’evento, il presentatore prepara i suoi materiali e fa un sound check. Il tutto, arrivando nei tempi concordati (anzi, come dice la responsabile di un’importante agenzia di eventi di Roma: «per me, se non arrivi con almeno 20 minuti d’anticipo, sei già in ritardo»). Anche perché è sempre necessario considerare il tempo necessario a incontrare gli altri membri dello staff dell’evento e a familiarizzare con la location (se non si è già fatto un sopralluogo in precedenza).
Durante l’evento, il ruolo del presentatore è quello di condurre il pubblico attraverso i diversi momenti del programma, dando il giusto risalto ai relatori e ai loro speech, oltre che a eventuali momenti di intrattenimento.
Una delle abilità chiave di un presentatore è la capacità di improvvisare. Sa essere preparato a gestire situazioni impreviste, come difficoltà tecniche o modifiche dell’ultimo minuto al programma. Sono tutte sfide che il presentatore esperto sa affrontare, mantenendo la fluidità dell’evento.
Oltre a tenere l’evento sui binari, il presentatore sa “leggere” il pubblico e adattare il proprio approccio di conseguenza. È in grado di valutare l’energia e l’umore della platea e adattare il suo stile perché non venga mai meno l’attenzione.
Un altro aspetto importante per far sì che l’evento sia scorrevole è la gestione efficace del tempo. Il presentatore conosce il programma, le tempistiche e si assicura che ogni segmento dell’evento non sfori. Per ottenere una buona fluidità, considera anche le pause e le transizioni necessarie.
Infine, un buon presentatore sa come creare un’atmosfera positiva e inclusiva affinché tutti si sentano i benvenuti. Questo si ottiene con una buona dose di empatia, un pizzico di umorismo (quando permesso, ma sempre appropriato), e un po’ di storytelling.
In conclusione, il presentatore gioca un ruolo fondamentale per ottenere un evento senza intoppi. Dalla selezione del presentatore giusto alla gestione efficace del tempo e al coinvolgimento del pubblico, ci sono diversi fattori che contribuiscono a un evento di successo. Ingaggiando un presentatore qualificato ed esperto, è possibile creare un’esperienza indimenticabile per il pubblico e lasciare un’impressione forte e duratura.
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