Quali sono i compiti di un presentatore di eventi aziendali?
Il ruolo di un Emcee varia in base alla sua funzione o all’evento stesso.
In generale, un presentatore di eventi aziendali svolge più di un compito in ogni evento.
I compiti di un Emcee:
- Fare il discorso di benvenuto.
- Fare un discorso di chiusura.
- Presentare i relatori.
- Spiegare e mettere in atto il programma.
- Fare da intermediario tra l’organizzazione e il pubblico.
- Fare gli “onori di casa” in modo affabile e piacevole.
- Conoscere a fondo l’evento e il programma.
- Conoscere la gestione del palco.
- Conoscere il protocollo dell’evento.
- Creare la giusta energia.
- Altri compiti ad hoc.
Fare il discorso di benvenuto
In genere, il discorso di benvenuto è appannaggio di un componente di rilievo dell’organizzazione. Il presidente, il vicepresidente, l’amministratore delegato sono le figure che, in molti casi, hanno il compito di fare questa introduzione. Nel caso in cui nessuno di questi sia disponibile, la responsabilità ricade sull’Emcee. Il discorso di benvenuto è la parte che dà il via all’intero evento. Di conseguenza è altamente consigliabile (se non d’obbligo) preparare questo discorso prima dell’evento.
Fare il discorso di chiusura
Proprio come quello di benvenuto, anche questo discorso dovrebbe essere gestito da un membro di spicco dell’organizzazione. È un segmento importante del programma perché include un riepilogo dell’intero evento. Spesso include anche una parte di ringraziamenti. Anche per questo, sarebbe giusto che fosse in carico a una figura interna. Vien da sé che, se nessuno è disponibile, se ne occupa l’Emcee.
Presentare i relatori
Questa è una responsabilità importante di un Emcee, perché deve sapere come presentare i relatori in modo efficace. Per farlo esistono tecniche che un buon Emcee sa padroneggiare.
Spiegare e mettere in atto il programma
L’Emcee deve spiegare il programma al pubblico, affinché questo sappia cosa aspettarsi dall’evento. Ma è anche una sorta di “direttore d’orchestra” dell’evento.
Fare da intermediario tra l’organizzazione e il pubblico
Un Emcee è un intermediario tra l’organizzatore e il pubblico. L’organizzatore pianifica il programma e affida all’Emcee il compito di gestirlo dal palco. In sostanza, quando è sul palco per parlare al pubblico, l’Emcee diventa la “voce” dell’organizzazione.
Fare gli “onori di casa” in modo affabile e piacevole
Ogni evento ha bisogno di un “padrone di casa” (quello che in inglese viene chiamato host). Personalmente, preferisco evitare questo termine perché veicola un’idea di possesso ben lontana dall’effettivo ruolo dell’Emcee. Quindi solitamente dico che il Master of Ceremonies fa gli “onori di casa”: presenta l’evento ai convenuti, fa sentire il pubblico a proprio agio, tiene alta l’attenzione nei confronti dei relatori e dei loro argomenti. E, al termine, lascia a tutti un buon ricordo del tempo trascorso insieme.
Conoscere a fondo l’evento e il programma
L’Emcee deve comprendere l’evento e il relativo programma con l’anticipo necessario. Questo gli serve per pianificare cosa fare e cosa dire. Preparandosi adeguatamente, avrà gli strumenti giusti per gestire il programma e contribuire al successo dell’evento.
Conoscere la gestione del palco
La gestione del palco è una parte essenziale di ogni tipologia di evento (che si tratti di convention, lanci di prodotto, cerimonie, eventi istituzionali o altro). In base all’occasione, l’Emcee sa quanti microfoni servono sul palco, da quale parte entreranno e usciranno i relatori, guida in modo discreto ogni speaker affinché sia a favore di pubblico e di camera, ecc. Inoltre, è pronto a intervenire nel caso di un contrattempo.
Conoscere il protocollo dell’evento
Negli eventi istituzionali è necessario considerare sempre il protocollo. Questo aumenta di complessità in funzione della grandezza e dell’importanza dell’evento.
Nell’accezione che ci riguarda, il protocollo è «il complesso delle regole e delle operazioni connesse con il cerimoniale diplomatico (l’etichetta, le precedenze, gli atti di cortesia e i trattamenti dovuti agli organi esteri stabilmente residenti o in visita ufficiale presso lo stato, ecc.)» (definizione tratta da Treccani.it).
L’Emcee sa presentare e rivolgersi adeguatamente alle personalità di rilievo (anche con i corretti appellativi formali), comprendere l’etichetta sociale e impostare il tono per il successo dell’evento. La necessità di un protocollo adeguato è ancora più importante nel nostro contesto di società multiculturale.
Creare la giusta energia
Un Emcee deve avere la versatilità e le risorse per portare energia all’evento. Talvolta, l’ambientazione, l’atmosfera e l’umore dell’evento possono avere la necessità di qualche piccola correzione in corsa per ravvivare lo spirito del pubblico. Se in contesto lo consente, l’Emcee sa arricchire l’atmosfera e stimolare il pubblico con un po’ d’intrattenimento.
Altri compiti ad hoc
L’elenco dei compiti di un Emcee non si esaurisce qui. Anzi: cambia e si allunga in funzione dell’evento e del contesto che si trova a presentare.
Ma, facendo questo lavoro dal 2007, mi sono reso conto che c’è un ruolo che il Master of Ceremonies deve essere sempre pronto a ricoprire: quello del fixer.
Ne parlerò prossimamente.
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